Règlement intérieur

Le présent règlement intérieur a été adopté par le conseil d’administration en date du 27/03/2021

1- PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article 1.1 : Règlement financier et règlement interne

L’association dispose :

D’un règlement financier qui régie toutes les opérations financières et comptables.
D’un règlement interne opposable à l’ensemble du personnel

Article 1.2 : Règles de fonctionnement

1 – L’adhésion à l’USLAVAL implique l’approbation pleine et entière des statuts consultables au club.

2 – L’adhésion n’est effective qu’après signature du bulletin d’inscription et du règlement de la cotisation annuelle non remboursable.

3 – La présentation d’un certificat médical est obligatoire en conformité avec les règles fédérales qui régissent les activités de la section.

4 – En cas d’accident, il sera fait appel aux services d’urgence qui prendront toutes les mesures nécessaires.

5 – Pour tout enfant mineur il sera exigé une fiche signalétique médicale signée par les représentants légaux du mineur

6 – Sauf demande expresse le droit à l’image peut être utilisé par l’association à des fins d’archives ou de communications

7 – Une bonne tenue, le respect des personnes et du matériel sont de règle au sein du club. Tout membre se faisant remarquer par un mauvais comportement ou des propos incorrects pourra être sanctionné.

8 – Le port de chaussures « adéquates » est obligatoire dans les salles de sport et studios de danse. Celles-ci seront chaussées dans les vestiaires.

2- ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Article 2.1 : Composition

Pour les assemblées générales ordinaires la composition est répartie comme suit :

Chaque section dispose d’un nombre de mandataires définis ainsi :

4 mandataires de base
De 51 à 100 adhérents : plus de 2 mandataires
Par centaine commencée : plus 2 mandataires

Article 2.2 : Convocation à l’assemblée générale ordinaire de l’USLAVAL

Le directoire convoque l’assemblée générale dans un délai minimum de quinze jours (15) à l’avance par tous moyens : Lettre simple, lettre recommandée éventuellement avec accusé de réception, insertion dans un bulletin de liaison interne ou dans la presse (nationale ou régionale), courrier électronique, mention sur le site internet de l’association, affichage dans les locaux de l’association.

Ainsi :

– elle statue sur le rapport moral et le rapport financier qui lui sont présentés par le conseil d’administration

– elle statue sur les comptes annuels qui lui sont soumis ;

– elle statue sur l’affectation du résultat ;

– elle vote le quitus de leur gestion aux administrateurs :

– elle procède à l’élection des candidats libres pour le conseil d’administration ;

– elle nomme le ou les commissaires aux comptes titulaires et suppléants ;

– elle approuve ou rejette les nominations d’administrateurs faites à titre provisoire par le conseil d’administration ;

– elle traite les questions transmises par écrit au Directoire de l’USLAVAL, au moins trois semaines à l’avance,

– elle confère au conseil d’administration toute autorisation nécessaire à l’accomplissement d’opérations entrant dans les activités de l‘USLAVAL et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient insuffisants, (acquisitions, échanges ou aliénations d’immeubles, sur les constitutions d’hypothèques et sur les emprunts supérieurs à cent mille euros)

– elle est informée de tout contrat ou convention passé entre l‘USLAVAL d’une part, et un dirigeant, son conjoint ou un proche d’autre part ;

– elle statue sur le rapport spécial du commissaire aux comptes concernant les conventions.

– elle vote le montant de l’adhésion annuelle.

Article 2.3 : Participation à distance

Le conseil d’administration peut décider que l’assemblée générale se tiendra à distance, par téléconférence.

Dans cette hypothèse, les membres participant à distance seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

Les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant l’identification des participants et la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ils doivent également garantir le caractère sincère et secret du scrutin lorsque cela est requis.

3- ÉLECTIONS DES CANDIDATS ACTIFS

Article 3.1 : Procédure de l’élection :

L’élection a lieu lors de l’assemblée générale de l’USLAVAL des candidats actifs (23 sièges) pour siéger au conseil d’administration pour un renouvellement quadriennal (fin d’olympiade) ou pour des élections partielles.

Article 3.2 : Déroulement du vote

Le vote se déroulera au cours de l’assemblée générale, à bulletin secret, au scrutin de liste non bloquée :

possibilité de rayer des noms sur le bulletin de vote,
impossibilité d’en rajouter sous peine de nullité.

Deux scrutateurs vérifieront le bon déroulement du vote, déclareront sa clôture et procéderont au dépouillement.

Le résultat de l’élection sera prononcé lors de l’assemblée générale.

4- LES DELEGATIONS

Délégation de pouvoirs au sein de l’USLAVAL

Article 4.1 : Délégations au Directoire

Le Conseil d’administration fixe les délégations de pouvoirs aux membres du directoire. Celles-ci ont pour objet :

de conclure tout contrat de travail ou d’indemnités et de prendre toute décision ayant un effet sur les dits contrats, notamment les modifications de contrat (salaire, horaire…) et sur une procédure de licenciement,
d’exercer toute action en justice au nom de l’USLAVAL
d’ouvrir et de clôturer un compte bancaire au nom de l’USLAVAL
de déposer des demandes de subvention directement auprès des pouvoirs publics et des collectivités locales sous couvert de l’Omnisports.
de signer un contrat de location, de baux ou de vente de matériel, véhicules automobiles, baux d’habitation ou professionnel

Des délégations thématiques permanentes seront établies afin d’harmoniser les méthodes de travail avec les sections. Le secrétariat et la comptabilité sont deux responsabilités identifiées

Article 4.2 : Actes administratifs

Tous les accords, contrats, conventions de toute nature, ou déclarations d’intention concernant l’activité des sections sont soumis à l’approbation et à la signature du Directoire, responsable civilement et pénalement.

Article 4.3 : Relations – Représentation

Le Directoire représente l’association dans tous les actes de la vie civile.

En ce qui concerne la représentation de l’association dans les différentes instances sportives, le Directoire de l’association peut déléguer son pouvoir au président des sections.

Toute candidature à un poste au sein d’une fédération ou d’une instance sportive, doit faire l’objet d’une information.

Les dirigeants de l’association et des sections sportives sont soumis à l’application des dispositions législatives et réglementaires contenues dans le code du sport, en matière notamment d’assurance, de contrôle médical et de lutte antidopage.

Toute organisation exceptionnelle, sortant du champ des activités quotidiennes des sections, doit être soumise à l’approbation du Directoire de l’association.

Article 4.4 : Délégations aux sections

Le Directoire après accord du Conseil d’administration, remet une délégation de pouvoirs aux présidents, aux secrétaires et aux trésoriers des sections pour permettre l’organisation des activités dont celles-ci ont la charge. Cette délégation est limitée à la durée de leur mandat.

5- ADMINISTRATION GÉNÉRALE

Article 5.1 : Fichier de l’association

L’association tient un fichier informatisé de ses membres qu’elle constitue chaque année à partir des fichiers standards informatisés des sections.

Les sections doivent transmettre régulièrement à l’association les informations concernant les nouveaux membres et les éventuelles modifications pour ceux qui sont déjà dans le fichier général, en fonction des contraintes informatiques du fichier général de l’association.

Le contenu et l’utilisation de ce fichier doivent être en conformité avec la législation en vigueur et la réglementation de la commission nationale informatique et liberté.

Chaque membre à la possibilité de consulter ses propres données. Il peut les faire modifier par l’intermédiaire du bureau de la section. Tout adhérent peut, après une démission ou un non renouvellement, demander l’effacement de ses données personnelles au titre de l’application de la RGPD. Toutefois certains fichiers sont des extractions autorisées de fichiers fédéraux qui peuvent faire réapparaitre les données de l’adhérent. Il appartiendra à l’adhérent de demander l’effacement à la fédération concernée.

Article 5.2 : Encadrement bénévole

Les encadrants bénévoles au sein des sections peuvent bénéficier de remboursements de frais engagés dont les montants sont votés par le conseil d’administration de l’association.

Dans le respect des réglementations fiscales et sociales en vigueur, les sections peuvent verser des défraiements à leurs encadrants bénévoles ou leur faire bénéficier du droit à réduction d’impôts prévu par la loi de finances de chaque année et les textes se rattachant à l’aide aux bénévoles des associations.

Les montants considérés doivent également être inclus dans les budgets prévisionnels des sections.

Par ailleurs les frais engagés par des membres à l’occasion de compétitions, championnats ou autres, peuvent faire l’objet, sur présentation des justificatifs concernés, de remboursement de la part des sections.

Le barème des remboursements est fixé annuellement par le conseil d’administration de l’association.

Les modalités de remboursement et la procédure sont contenues dans le règlement financier particulier de l’association.

Article 5.3 : Encadrement salarié

Les sections peuvent avoir recours pour l’encadrement de leurs activités à des éducateurs salariés.

Les salariés sont embauchés par l’association qui en est l’employeur sur proposition des sections, et mis à la disposition de celles-ci.

L’ensemble des formalités administratives, contrat de travail, déclarations, fiches de payes, charges sociales, formation professionnelle etc… sont assurés par l’administration de l’association.

Ces salariés sont soumis à la réglementation du code du travail, de la convention collective nationale du sport, ou tout autre statut particulier conforme au droit.

La charge financière de ces salariés doit être incluse dans le budget prévisionnel des sections concernées

Article 5.4 : Bénévoles et Dirigeants

Dans le cadre des activités des sections, les dirigeants et les bénévoles peuvent prétendre aux remboursements des frais qu’ils ont engagés pour le compte de l’association selon les barèmes votés annuellement par le conseil d’administration.

Les modalités de remboursement et la procédure sont contenues dans le règlement financier particulier de l’association.

Les membres dirigeants élus ne peuvent recevoir aucune r.émunération directe ou indirecte pour les fonctions qu’ils exercent à ce titre. S’agissant d’une fonction de dirigeant ils ne peuvent recevoir aucune rémunération directe ou indirecte pour toute autre fonction exercée dans le cadre de leur section d’appartenance.

Article 5.5 : Engagement des responsabilités

Les membres du bureau de section peuvent voir leur responsabilité civile ou pénale être engagée pour infraction grave ou faute de gestion caractérisée, notamment en cas de suites judiciaires.

Article 5.6 : Utilisation des locaux et terrains

La mise à disposition par les sections des locaux et terrains à des organismes extérieurs doit être autorisée par le Directoire de l’USLAVAL dans le respect des termes de l’acte reçu par Me Paul MARCAIS, notaire à LAVAL avec la participation de Me Hubert GUIGUEN, notaire associé également à LAVAL, le 2 décembre 1993 publié au bureau des hypothèques de LAVAL, le 17 janvier 1994, volume 1994p numéro 199.

Les instances dirigeantes supervisent la mise à disposition des salles et terrains par la collectivité

Article 5.7 : Logo et couleurs

L’association et les sections devront se conformer dans leur communication à la charte graphique définie par le conseil d’administration.

Article 5.8 : Récompenses :

Les membres de l’USLAVAL peuvent recevoir de leur section ou de l’USLAVAL des récompenses en regard à leurs activités sportives ou de bénévolat.

6- LES SECTIONS

Article 6.1 : Constitution en sections

Chacun des sports et chacune des activités pratiqués au sein de l‘USLAVAL est organisé en section. Les sections s’affilient aux fédérations sportives et culturelles à une discipline correspondant à leur activité sous le nom USLAVAL.

Chaque section jouit d’une autonomie

de projet pour la conduite de ses activités. Elle rédige un projet associatif pour la durée de l’olympiade qui précise ses objectifs et les moyens nécessaires.
d’organisation,
financière en fonction de son budget prévisionnel approuvé par le Conseil d’administration, dans le respect des statuts. Cette autonomie est limitée aux montants d’engagement financiers votés par le Conseil d’administration et contrôlée par un droit de regard permanent appartenant au directoire et au comité des présidents de l‘USLAVAL et à la communication régulière des comptes et pièces justificatives. Il lui soumet toute difficulté ou irrégularité.

Les sections ne disposent pas de la personnalité morale de l‘USLAVAL et n’ont aucune indépendance juridique. Elles ne peuvent s’engager pour l’USLAVAL vis-à-vis des tiers.

Article 6.2 : création

Pour la constitution d’une section, un bureau composé de trois membres au minimum sera présenté au conseil d’administration pour validation.

Tous les membres du bureau agissent bénévolement.

Article 6.3 : L’assemblée générale

L’assemblée générale de section est composée de l’ensemble des membres actifs de la section âgés de 16 ans révolus, à jour de leur cotisation et celle de la saison en cours.

Les mineurs de moins de 16 ans sont représentés par un de leurs parents ou leur tuteur légal.

Elle définit, oriente et contrôle l’activité de la section

La délégation de vote est autorisée entre les membres de la section. Un membre ne peut détenir plus de 5 pouvoirs.

Article 6.4 : L’élection des membres du bureau

Le bureau est élu au cours de l’assemblée générale ordinaire annuelle à mi-olympiade.

Le bureau de section se renouvelle tous les 2 ans.

La liste des candidats doit comprendre au minimum 3 personnes. Le maximum de personnes pourra être défini par le règlement intérieur de la section s’il existe. Les membres sortants sont rééligibles.

Pour le déroulement de l’élection un représentant du CA de l’association apportera l’urne, la liste d’émargement des votants de la section, la feuille de validation du vote et les bulletins de vote en nombre suffisant.

Le vote se déroulera après lecture des rapports (moral, d’activités et financier) sous la responsabilité du président de section. Les résultats sportifs seront aussitôt communiqués.

Le vote aura lieu à bulletin secret au scrutin de liste non bloquée :

– possibilité de rayer des noms sur le bulletin de vote,

– impossibilité d’en rajouter sous peine de nullité.

Le dépouillement se fera au terme du vote sous la responsabilité du président de section et du représentant de l’USLAVAL Omnisports et culture.

Les candidats seront élus à la majorité simple des électeurs présents ou représentés.

La répartition des postes est ensuite soumise au vote de l’assemblée de la section.

Au cas de vacance d’un poste au bureau de section, celui-ci pourra coopter un des membres de la section, jusqu’à l’assemblée générale suivante qui procèdera alors à une ratification ou à une nouvelle élection dont le mandat se terminera avec celui des autres membres du bureau de la section.

Les élus des sections (président, secrétaire et trésorier) reçoivent une délégation de pouvoir de l’Omnisport et sont tenus de s’y conformer

Article 6.5 : Représentation de la section au conseil d’administration et au comité des présidents

Le président de la section est de droit membre du conseil d’administration et du comité des présidents. En prévision d’absence temporaire celui-ci sera remplacé par un membre du bureau de la section

Article 6.6 : La participation des personnels salariés

Sur décision du bureau de section, les personnels salariés de la section peuvent être admis à assister, avec voix consultative, aux séances du bureau ou de l’assemblée générale de section.

Article 6.7 : Gestion financière et comptable des sections

La section gère de façon autonome son budget dans le cadre du budget prévisionnel qui a été voté par l’assemblée générale de l’USLAVAL.

Le règlement financier particulier de l’association couvre également les aspects financiers des sections. Celles-ci ne peuvent se soustraire à leurs obligations en la matière.

Les sections doivent obligatoirement tenir un livre de compte et régulièrement un tableau de bord de l’état des finances en conformité avec le règlement financier particulier de l’association. Une situation financière doit être remise chaque trimestre au trésorier général de l’association.

En tout état de cause chaque section doit remettre avant la fin du mois de juillet de chaque année la totalité des pièces comptables de l’exercice écoulé.

En cas de mauvaise gestion ou de difficultés financières quelle qu’en soit l’origine, le Directoire de l’association est habilité à prendre toutes les dispositions de sauvegarde nécessaires et mettre la section sous tutelle et retirer la délégation de signature du sous compte bancaire.

Article 6.8 : Licences et prestations

Les bureaux des sections fixent le montant des prix des licences annuelles des membres et des prestations extérieures. La cotisation annuelle à l’USLAVAL est votée par l’assemblée générale et applicable à tous les adhérents.

Article 6.9 : Budget des sections

Il se compose pour les produits :

. des licences et assurances réglées par les membres

. de la subvention annuelle de fonctionnement allouée par le conseil d’administration de l’association

. de subventions spécifiques éventuelles liées aux activités de la section

. des recettes de ses propres manifestations sportives

. des aides issues du mécénat ou de partenaires spécifiques à la section

. des produits des ventes d’articles divers liés aux activités de la section

. et de toute autre recette légale en relation avec l’activité de la section

Pour les charges :

. des licences, assurances et autres affiliations

. des dépenses consécutives à l’activité courante

. des salaires et charges de l’encadrement sportif de la section

. des frais administratifs de fonctionnement

. des adhésions des membres à l’association

. de toutes autres charges financières incluses dans le budget prévisionnel de la section

Article 6.10 : L’assemblée générale extraordinaire de section

Elle est convoquée chaque fois que cela est nécessaire :

– soit par le Directoire de l’USLAVAL sur décision du conseil d’administration

– soit par le bureau de la section,

– soit à la demande des 2/3 des adhérents de la section.

Elle sera réunie dans les 15 jours suivant la convocation.

Elle siégera dans les mêmes conditions que celles de l’assemblée générale statutaire

Article 6.11 : Actes administratifs

Article 6.12 : Communication de données statistiques

Pour démontrer le résultat de son activité l’USLaval constitue des dossiers de communication en direction de ses partenaires. A la demande du secrétariat les sections sont tenues de fournir tous les éléments nécessaires.

Article 6.13 : Relations – Représentation

Le directoire représente l’association dans tous les actes de la vie civile.

En ce qui concerne la représentation de l’association dans les différentes instances sportives, le directoire de l’association peut déléguer son pouvoir au président des sections.

Toute candidature à un poste au sein d’une fédération ou d’une instance sportive, doit faire l’objet d’une information.

Toute organisation exceptionnelle, sortant du champ des activités quotidiennes des sections, doit être soumise à l’approbation au directoire de l’association.

7 – MODIFICATIONS

Article 7.1 : modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur peut être modifié à la demande du conseil d’administration.

Il est à la disposition des membres au siège de l’association.

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